УРОК ВИРОБНИЧОГО НАВЧАННЯ.
ТЕМА: Організація роботи з документами, які мають гриф обмеження доступу. Реєстрація, збереження. Організація контролю за виконанням документів та виконання резолюцій керівника.

Визначення основних понять

В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установами актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна таємниця — один із видів таємниці, яка охороняється кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею державною, службовою, голосування, усиновлення тощо). Під комерційною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов’язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам».

Комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.

Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

— забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;

—  використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

— обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

—  встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

—  розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

—  здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

Передача справ до архіву

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов’язково має:

—  перевірити наявність усіх документів;

—  відібрати документи для зберігання в архіві;

—  визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за працівником, і передають їх новопризначеному. Акт приймання-передавання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1.         В чому різниця між типовою та приміркою номенклатурою справ?

2.         З яких етапів складається розробка індивідуальної номенклатури справ?

3.         Як використовуються переліки типових документів?

4.         В чому полягає побудова зведеної номенклатури справ?

5.         Як проводиться групування у справи документів з паперовими носіями?

6.         Опишіть особливості формування у справи окремих видів документів.

7.         Які особливості групування електронних документів?

8.         Наведіть класифікацію засобів оргтехніки.

9.         Які особливості зберігання електронних документів?

10.       Що таке експертиза цінності документів?

11.       Як необхідно проводити оформлення справ?

12.       Поясніть особливості оформлення обкладинки справи.

13.       Як проводиться складання описів справ?

14.       Які правила передачі справ на зберігання?

15.       Назвіть умови віднесення інформації до конфіденційної.

16.       Перерахуйте заходи щодо захисту комерційної таємниці.

17.       Які особливості комерційного діловодства?

18.       В чому полягає оперативне зберігання документів з грифом обмеженого доступу ?

19.       Опишіть порядок передачі справ з грифом обмеженого доступу до архіву.

20.       Як проводиться експертиза цінності документів?

Детальніше на посилання: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/zmi/DK.pdf